💡 Guia rápido para usuários da Defensoria Pública do Estado do Espírito Santo
Descubra quais ferramentas Google estão disponíveis para sua conta, quais recursos dependem de licença e quando o uso de uma Conta Google pessoal é permitido.
| Recurso | 🆓 Sem licença | 🔐 Com licença |
|---|---|---|
| 📧 Gmail institucional individual | ❌ | ✅ |
| 👥 Google Groups / e-mail setorial | ✅ | ✅ |
| 📹 Google Meet | ✅ | ✅ |
| 📄 Google Docs | ✅ | ✅ |
| 📝 Google Forms | ✅ | ✅ |
| 💬 Google Chat | ❌ | ✅ |
| 📅 Agenda individual | ❌ | ✅ |
| 🤖 Gemini | ✅ Gratuito | ✅ Conforme licença |
| 📚 NotebookLM | ✅ Gratuito | ✅ Conforme licença |
| 🎬 Google Vids | ✅ | ✅ |
| 📂 Drives compartilhados | ⚠️ Acesso limitado | ✅ Conforme permissões |
| 🔑 Login institucional / SSO | ✅ | ✅ |
📌 Atenção: ter uma conta institucional da DPES não significa necessariamente possuir uma licença Google Workspace.
No ambiente Google da DPES existem dois cenários principais:
Possui uma identidade institucional e acesso aos serviços disponibilizados para esse perfil, porém não possui todos os recursos corporativos do Google Workspace.
Exemplos de recursos disponíveis:
Google Groups · Google Meet · Google Docs · Google Forms · Gemini · NotebookLM
Possui uma licença Google Workspace atribuída à conta institucional e, por isso, tem acesso a recursos adicionais.
Exemplos:
Gmail institucional · Google Chat · Agenda individual · Drives compartilhados · Recursos adicionais do Workspace
🔎 Não sabe qual é o seu perfil?
Se sua conta institucional não possui uma caixa individual no Gmail, é provável que ela esteja utilizando o perfil sem licença individual.
Mesmo sem uma licença individual, vários recursos continuam disponíveis.
É utilizado para acesso aos e-mails setoriais da DPES.
Em vez de uma caixa individual no Gmail, o usuário acessa as mensagens dos grupos aos quais possui autorização.
📬 Exemplo:
Um setor pode possuir um endereço de e-mail compartilhado por vários integrantes da equipe.
Pelo Google Groups é possível, conforme as permissões:
Permite participar de videoconferências utilizando a conta institucional.
✅ O usuário poderá participar de reuniões.
⚠️ Algumas funcionalidades de criação ou gerenciamento podem não estar disponíveis para contas sem licença.
Permite utilizar os recursos disponibilizados pelo Google para criação e edição de documentos.
Pode ser utilizado para criação e preenchimento de formulários.
Disponível utilizando os recursos gratuitos oferecidos para esse perfil de conta.
Também poderá ser utilizado através da modalidade gratuita disponibilizada pelo Google.
Permite utilizar os recursos de criação e edição de vídeos disponibilizados para a conta.
A identidade institucional poderá ser utilizada para autenticação em sistemas integrados da DPES.
Uma conta → uma credencial institucional → diferentes sistemas.
Usuários licenciados possuem acesso a funcionalidades adicionais do ambiente Google Workspace.
O usuário possui uma caixa de e-mail individual, vinculada ao endereço institucional da DPES.
Disponível para comunicação interna através de mensagens e espaços de trabalho.
Usuários licenciados possuem acesso aos recursos de agenda vinculados à sua conta institucional.
Uma conta licenciada poderá receber permissões ampliadas nos Drives da instituição.
Dependendo do nível de acesso concedido, será possível:
⚠️ Licença não significa acesso irrestrito.
O usuário continuará tendo acesso somente aos Drives e arquivos para os quais possuir a devida permissão.
A DPES utiliza atualmente edições do Google Workspace como:
Cada edição possui recursos e capacidades diferentes.
➡️ Consultar comparação oficial das edições do Google Workspace
Os recursos de Inteligência Artificial também podem ser utilizados pelos usuários.
| Perfil | Gemini | NotebookLM |
|---|---|---|
| 🆓 Sem licença | ✅ Versão gratuita | ✅ Versão gratuita |
| 🔐 Com licença | ✅ Conforme recursos da licença | ✅ Conforme recursos da licença |
✨ Não é necessário abrir um chamado apenas para solicitar acesso aos recursos que já estiverem disponíveis para sua conta.
Esses dois conceitos não são a mesma coisa.
Gmail é o serviço de e-mail do Google.
Conta Google é uma identidade utilizada para acessar os serviços da plataforma.
Uma Conta Google pode, por exemplo, utilizar endereços:
nome@hotmail.comnome@outlook.comnome@icloud.com✅ Toda conta Gmail é uma Conta Google.
❌ Nem toda Conta Google precisa possuir um endereço@gmail.com.
Nesse caso, utilize sua conta institucional da DPES.
Não é necessário utilizar uma conta pessoal para acessar os recursos institucionais disponibilizados à sua conta.
Para determinados perfis, poderá ser autorizado o uso de uma Conta Google pessoal exclusivamente para acesso aos Drives Setoriais.
Entre esses perfis podem estar:
O procedimento é:
1️⃣ Gestor autoriza o acesso
↓
2️⃣ Usuário abre chamado para a TI
↓
3️⃣ Informa a Conta Google pessoal que será utilizada
↓
4️⃣ TI realiza as validações e o cadastro necessário
↓
5️⃣ Acesso é concedido conforme autorização
🚨 Não utilize uma conta pessoal sem autorização prévia.
O simples fato de possuir uma Conta Google não autoriza o acesso aos documentos institucionais.
Os Drives Setoriais podem armazenar documentos e informações institucionais.
Por esse motivo, existem regras específicas para concessão de acesso.
O acesso poderá ocorrer quando o usuário estiver:
🔐 Regra principal
O acesso aos arquivos institucionais deve ocorrer somente por usuários identificados, autorizados e devidamente habilitados.
Sim.
A conta institucional pode existir sem possuir uma licença individual do Gmail.
Nesses casos, a comunicação por e-mail poderá ocorrer através dos Google Groups vinculados ao setor.
O acesso provavelmente está configurado apenas para visualização.
A edição depende do perfil da conta e das permissões atribuídas ao arquivo ou Drive.
Não, quando o recurso já estiver disponível para seu perfil.
Usuários sem licença utilizarão os recursos gratuitos disponíveis, enquanto contas licenciadas poderão possuir funcionalidades adicionais.
Somente quando esse uso estiver expressamente autorizado e a conta tiver sido cadastrada conforme o procedimento da instituição.
Não diretamente.
O compartilhamento de informações institucionais deve seguir as regras de segurança e autorização da DPES.
🌐 GOOGLE WORKSPACE — DPES
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┌─────────────┴─────────────┐
│ │
🆓 SEM LICENÇA 🔐 COM LICENÇA
│ │
Google Groups Gmail
Google Meet Google Chat
Docs / Forms Agenda
Gemini Drives
NotebookLM Recursos Workspace
│ │
└─────────────┬─────────────┘
│
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🛡️ Regras da DPES
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Permissões de acesso
│
🔧 Suporte da TI
Caso algum recurso não esteja funcionando como esperado, abra um chamado para o Setor de Tecnologia da Informação na Central de Chamados da DPES.
Para agilizar o atendimento, informe:
💚 Não encontrou o que procurava?
Clique aqui e abra um chamado para a equipe de Tecnologia da Informação. Estamos à disposição para auxiliar.