Um grupo de e-mail do Google (conhecido como Google Grupos) é um endereço virtual compartilhado que envia mensagens para várias pessoas ao mesmo tempo, não possui uma licença individual atrelada.
- Como funciona um grupo de email
| Este é o novo padrão de email setorial da DPES.
| Neste novo formato os e-mails encaminhados para a conta compartilhada, chegam aos usuários de duas formas. (caixa do GRUPO e cópia de cada e-mail em sua caixa de entrada)
Cada usuário pode fazer a verificação dos grupos a que pertence e as conversas existentes em: https://groups.google.com
| Neste endereço o usuário pode conferir os grupos a que faz parte, e definir a 2ª forma de recebimento do e-mail
Podendo a livre escolha do usuário alterar esse padrão para outros modos de recebimento, podendo escolher entre, receber cada e-mail, receber um resumo com os e-mails recebidos, ou não receber nenhum e-mail na caixa pessoal, e assim conferir os e-mails apenas na caixa do grupo.
Para usar a caixa de entradas do grupo basta clicar no grupo que deseja acessar e a caixa de entrada estará disponível na aba conversa na lateral esquerda.
Nela é possível visualizar, responder ou enviar novas mensagens de e-mail.
O Usuário Principal, indicado no chamado nome.sobrenome@defensoria.es.def.br, será adicionado como Gestor no GRUPO, possuindo autonomia para adicionar novos membros a ele sem a necessidade de abertura de chamado com a DTI.
É possível configurar para ter uma “confirmação de leitura” no Google Grupos?
- Não, nos Grupos de Email essa opção não é possível.
É possível personalizar os marcadores no Google Grupos com cores?
- Não, os marcadores do grupo não podem ser coloridos.
Ao encaminhar um e-mail, por qual razão ele não aparece na caixa principal do grupo?
- Para solucionar isso, é preciso colocar o e-mail do grupo como “cc” (copiado) ao enviar.
Dessa forma, os e-mails enviados serão recebidos também na caixa de entrada do Grupo.
Podemos editar um marcador existente no Google Grupos?
- Marcadores existentes não podem ser editados; eles devem ser excluídos e recriados.
Para manter as mensagens já organizadas, crie um novo marcador antes de excluir o antigo.
Como marcar uma mensagem como "não lida" em um e-mail de grupo?
- Não é possível marcar mensagens como “não lida” diretamente no Google Grupos.
Sugere-se marcá-la como “Estrela”, pois assim ela ficará favoritada.
Como configurar as respostas no Google Grupos para evitar cópias ao grupo?
- Essa configuração padrão do grupo não pode ser alterada.
O grupo força que a mensagem volte para o próprio grupo, ficando arquivada.
Isso garante que todos tenham visibilidade e o registro das comunicações.
É possível agrupar ou desagrupar e-mails no Google Grupos?
- Há duas formas de agrupamento: por **assunto** (aglutina mensagens similares) ou **por conversas** (apenas mensagens encadeadas, desmarcando a opção por assunto).
- Para desagrupar mensagens que foram incorretamente agrupadas, ajuste a configuração de **”Modo de conversação”** nas preferências do grupo.
Os e-mails enviados e rascunhos são acessíveis no Google Grupos?
- O Google Grupos não possui pastas para rascunhos ou e-mails enviados.
É possível a criação de um modelo de mensagem com o texto de uma assinatura para ser reutilizado.
Como designar um membro do grupo como proprietário (administrador)?
- O administrador existente pode elevar a categoria de outro participante para administrador.
Se não houver administrador apto, o defensor responsável deve abrir chamado na Central de Chamados ou ligar para a TI.
É possível adicionar uma assinatura ao enviar e-mails pelo grupo?
- O grupo não suporta assinaturas automáticas.
É possível configurar um rodapé automático nas configurações do grupo, na opção “Rodapé de e-mail”.
Nesse campo podem ser incluídas instruções, avisos de privacidade ou mesmo uma assinatura.
Como posso imprimir e-mails do grupo ou salvar em PDF sem problemas de formatação??
- Clique nas três linhas no canto superior esquerdo da tela, que recolhe o menu lateral.
Depois, é só usar o comando de impressão (CTRL+P).
O que indica um triângulo vermelho ao lado de um participante no Google Grupos?
- Indica que a conta do Google do participante nunca foi acessada.
Resolve-se após o primeiro login e aceite dos Termos e Condições.
O sinal pode levar algumas horas para desaparecer.
Como saber quem leu uma mensagem no grupo?
- Deve-se utilizar marcadores ou os botões de caixa colaborativa, como o “Marcar como encerrada”.
É possível também que a pessoa que leu atribua aquele e-mail para si, para que os demais saibam que alguém está responsável.
É possível organizar a caixa de entrada do Google Grupos movendo mensagens para os marcadores?
- Embora os marcadores ajudem na organização, eles não funcionam como pastas tradicionais.
Funcionam como etiquetas para categorizar mensagens.
Quais são as diferenças entre “Responder para todos” e “Responder para o autor” no grupo?
- Se a pessoa usar “Responder para todos”, o remetente será o grupo.
Se escolher “Responder para o autor”, o remetente será necessariamente a conta da pessoa.
A forma mais segura de manter sempre os registros é utilizar a opção **“Responder para todos”**.